保育の書類のコツ・第5回 メール・ブログの書き方

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保育の仕事をするうえで、結構多いのが、書く仕事。指導計画書やお便り、連絡帳、メールなどの書き方は、保育実習や試験勉強では習わないこともあり、書くたびに悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。
上手に書くポイントについて、学校講師として保育士養成指導や現役保育士のサポートを務めている木梨美奈子先生に伺いました。
6回シリーズの第5回は「メール・ブログの書き方のポイント」がテーマです。

木梨美奈子(きなし・みなこ)先生

LEC東京リーガルマインド講師。
東京福祉専門学校、東京福祉大学でも講師をおこなう。東京音楽大学声楽家を卒業後、保育士養成分野では音楽理論、音楽実技を指導。その後慶應義塾大学法学部を卒業し、大手資格スクールにて保育士国家試験科目における法令関連の科目を担当する。
平成12年には自らも保育士国家試験に合格し、現在は全科目試験対策講座を担当。また大学や専門学校などの保育士専門学科で広く指導しているほか、現役保育士のサポートにも尽力している。
著書に「保育で使える文章の教科書」「保育士・幼稚園教諭採用試験 面接試験攻略法」「保育士の専門常識・基礎知識」(すべてつちや書店)がある。

LEC東京リーガルマインド http://www.lec-jp.com/hoikushi/

メールは日常の様子の伝達や、緊急の連絡にも活用できる

日常の連絡をはじめ、緊急の連絡などにも使えるメールは、電話と比べて送る時間をあまり気にしなくてもよいため、情報の共有がスムーズにできます。保護者のほうも仕事の合間など、場所や時間を問わず確認できることがメリットです。

メールの配信は、メールソフトなどで行うこともできますが、個人情報であるメールアドレスを保護するために、セキュリティ対策が万全な専門の配信業者に依頼するといいですね。
園のパソコンのセキュリティ対策も万全にしておき、保護者のメールアドレスを外部に持ち出さないことも徹底しましょう。

またメール配信を始めるときは、あらかじめ保護者の同意をとることも大切です。メールで情報を共有することのメリットや費用、保護者が行うべき登録方法、セキュリティ対策などを説明した上で、保護者からの同意を得てから、配信を行いましょう。

メールによって保護者の生活を邪魔しないよう「子どもの様子は午後1時に配信」など、どんな情報をいつ配信するかを決めておき、保護者にも伝えておきます。

なお、保護者からメールが来たときは、急ぎで返事を出すべき内容なら出しますが、そうでないなら次の日に、「メールありがとうございました」とお礼を添えて、連絡帳か口頭で返事をしてもかまいません。

メール独特のポイントを押さえて、読みやすい文面を

メール配信のおもな内容は「今日の園の様子」や、特別な持ち物など「明日の準備について」、行事の中止など「緊急の連絡」といったものです。緊急の連絡については、あらかじめテンプレートを作成して保存しておくと、いざというときにすぐ配信できます。

ここで「今日の園の様子」をメール配信するときの文面例をご紹介します。

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「りす組 本日の園での活動」

午前中は近くの農園を訪れ、さつまいもの収穫体験をしました。

「自分でとったさつまいも、早く食べたい!」というお友達がたくさん!

お昼前には、みんなでダンスの練習をしました。アリさんの真似をしながら踊るところでは、みんなでアリさんのように体を小さくして踊っていたのがかわいかったです。

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タイトルには「○組」など保育園からの配信メールであることがわかる言葉を入れましょう。
1文ごとに改行し、話題が変わるときには、1~2行空けるとわかりやすくなります。

月数回のおたよりでは伝えきれない、何気ないシーンを配信することで、保護者の安心感を高めることができるでしょう。

ブログは写真入りで、園や子どもの様子をわかりやすく発信できる

保護者に園の様子を写真入りで紹介したり、近隣住民の園のことをくわしく知らせたりすることができるのが、ブログのメリットです。
中には、ブログを連絡帳の代わりに活用している園もあります。

ブログ記事には写真を多く使うことで、子どもたちのいきいきとした様子をよりくわしく伝えられるため、保護者の安心感を増すことができます。保護者としても、仕事の合間窓に園や子供の様子を手軽に確認できるのでとても便利でしょう。
また行事の準備など、園の活動を発信することで、保護者から「協力したい」という気持ちを引き出しやすくできる点も魅力です。

ブログもメールと同様、保護者からいくつかの点で同意をもらう必要があります。
まずは、誰でも閲覧できる状態にするか、あるいはパスワードで管理して、園の関係者だけが閲覧できるようにするかを決めましょう。
写真についても、子どもの顔出しを希望しない保護者がいれば、遠くから撮影したり、ポントをぼかすなど、配慮をしていく必要があります。

また記事は不特定多数の目にふれるため、特定の子どもだけをクローズアップするのではなく、全体的な内容にしましょう。
記事を作成したら、他の職員が内容を確認するなど、公開前のチェック体制をととのえておくと安心です。

写真をメインに掲載し、文章はそれに添える程度に

ブログ記事の内容としては、おもに「子どもの様子」「園の特色を伝える」などがあります。子どもの様子を伝えるブログ記事は、写真メインの記事で、日の様子をわかりやすく伝えるといいでしょう。
園の特色を伝えるブログ記事では、保護者が見学できない園内の活動や、給食の情報なども、写真を中心に伝えられるといいですね。

ここで「子どもの様子」を伝えるための、ブログ記事の例をご紹介します。

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うさぎ組・4歳児 リズム遊び

午前中はリズム遊びの時間です。
タンバリンにカスタネット、トライアングルなど、叩くと音がでる楽器を鳴らし、音の違いを聴きながら、みんなでダンスをしました。

子どもたちは、それぞれの楽器に触れて楽しんでいました

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タイトルには、クラスや年齢、ブログ記事のメインの話題を入れます。

写真は多めに掲載し、文章は写真に添える程度にします。写真1枚につき1~2文が理想的です。

なお、顔文字を使いすぎるとくだけた印象になってしまうので、使いたい場合は、メール1件、ブログ1件につき、1つ程度の利用にとどめましょう。

次回は「保育現場で文章を上手に書くためのポイント」をご紹介します!

著書紹介

木梨先生の著書「保育で使える文章の教科書(つちや書店・税込2,376円)」は、指導計画書、連絡帳、おたより、メールの書き方など、保育士さんの書類仕事のコツや文例がたくさん掲載されています。文章が苦手な保育士さんの強い味方!手元に1冊あると便利です☆
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